Nói luôn dễ hơn làm! Điều này dễ nhận thấy nhất khi triển khai công việc cụ thể xuống từng bộ phận, rất nhiều nhân viên lập tức bị “mắc kẹt”: họ lúng túng, không biết xác định đâu là nhiệm vụ chính, đâu là việc ít quan trọng, việc cần ưu tiên, việc nên làm sau, cách phân chia thời gian hợp lý cho mọi việc, tránh căng thẳng, bận rộn… Nếu không giải quyết thông suốt vấn đề này, các kế hoạch, dự án luôn bị “delay”, bạn luôn mệt mỏi vì phải chạy tới, chạy lui giám sát, nhắc nhở, kiểm tra tiến độ công việc để hoàn thành đúng “dealine”.

"Một bước ngoặt lớn mở ra sau khi tham gia khóa học PEP (Personal Efficiency Program – Chương trình quốc tế giúp nâng cao hiệu quả làm việc), tôi đã ứng dụng các công cụ quản lý của PEP vào việc giúp nhân viên xác định đúng mục tiêu, hoàn thành mục tiêu và nhận thấy kết quả thay đổi rõ rệt!" - Anh Nguyễn Anh Tuấn (CEO - Power UP Group) chia sẻ

Không đơn thuần là một khóa học, điều khiến PEP trở thành một chương trình quốc tế đã có mặt ở hơn 26 quốc gia và được đánh giá cao vì tính ứng dụng của nó. Trong trường hợp cụ thể tôi đang đề cập, để giúp nhân viên biết cách đặt mục tiêu cũng như hoàn thành mục tiêu đó, PEP hỗ trợ công cụ "Bảng kế hoạch hoàn thành mục tiêu". Công cụ này giúp mỗi nhân viên lên kế hoạch, mục tiêu cần đạt được trong tháng, tuần, ngày, cách hoàn thành mục tiêu đó. Khi nhìn vào bảng công việc chi tiết, những người quản lý, điều hành cũng nắm được tiến độ làm việc, thấy được những điều chưa hợp lý để kịp thời điều chỉnh. Mỗi nhân viên vì thế cũng không còn căng thẳng vì công việc dồn đống hoặc đôi lúc không biết mình phải làm gì giữa một đống ngổn ngang toàn việc không tên.

Khi xác định được mục tiêu thì việc phân bổ thời gian để hoàn thành mục tiêu đó là điều không đơn giản! Để tránh “bẫy” bận rộn luôn đổ sập xuống nhân viên của bạn bất cứ lúc nào, PEP đưa ra “Sơ đồ quản lý thời gian” để mỗi người biết quản lý thời gian của mình.

Nếu không có kế hoạch và không biết cách quản lý thời gian, công việc của bạn sẽ luôn nằm trong ô Q1 (công việc rất quan trọng, rất khẩn cấp) trong khi đó nếu quản lý tốt thời gian đồng thời có kế hoạch làm việc thì công việc của bạn phần nhiều nằm trong ô Q2. Đây là ô giúp bạn làm việc thoải mái nhất và nên dành từ 65 đến 80% thời gian cho ô này. Cũng với công cụ này, nhân viên sẽ tự đánh giá được các nguyên nhân khiến mình luôn nằm trong ô Q1 với một trong các lý do sau:

- Lên kế hoạch nhưng không làm đúng theo kế hoạch
- Không tiên liệu được thời gian cần thiết để hoàn thành công việc
- Bị công việc của các bộ phận khác đẩy tới
- Không có kế hoạch làm việc, “nước đến chân mới nhảy”.

Khi đã lập xong kế hoạch, điều duy nhất lúc này bạn làm là bắt tay vào thực hiện thôi!